1- Giao cho người am hiểu phục trách

Nếu bạn là người quản lý văn phòng phẩm cho công ty thì hãy giao cho một người đáng tin cậy và am hiểu thị trường phụ trách. Người đó sẽ lập kế hoạch chia nhỏ ra từng bộ phận trong công ty và căn cứ theo nhu cầu và năng lực của từng bộ phận cụ thể để mua và phân phát văn phòng phẩm theo đúng nhu cầu thực tế. Nhờ đó, tránh tình trạng phân phát tràn lan không kiểm soát được gây thất thoát và sử dụng không hiệu quả.

2- Lập danh sách các đồ dùng cần mua

Trước khi mua, bạn hãy dành thời gian lập danh sách chi tiết những thứ cần mua như giấy A4, kẹp kim, giấy in hóa đơn, mực đổ máy in, sổ các loại, hộp đựng card… Cách làm này sẽ giúp bạn dự trù trước chi phí bỏ ra, không bỏ quên món đồ nào đó, cũng như không mua các vật dụng chưa cần thiết hoặc không dùng đến, gây lãng phí tiền bạc.

Bạn cũng có thể giữ danh sách này, theo dõi xem đồ dùng văn phòng phẩm nào đã hết và cần mua ngay. Nhờ đó, bạn tiết kiệm được thời gian và công sức mỗi lần sắm mới.

3- Tham khảo trước

Bạn đừng ngần ngại bỏ chút thời gian dạo qua các cửa hàng, siêu thị cung cấp văn phòng phẩm để xem xét giá cả, chất lượng, dự định sẽ mua của nhà cung cấp nào. Bạn cũng có thể tham khảo trước trên mạng, nhờ người quen, bạn bè tư vấn để mua được sản phẩm có chất lượng và giá cả tốt nhất.

4- Tìm nhà cung cấp uy tín

Trước khi mua văn phòng phẩm, bạn nên tìm hiểu kỹ mặt hàng này từ các nhà cung cấp có thương hiệu trên thị trường như các nhà sản xuất trong nước Hồng Hà, Bến Nghé, Thiên Long, Vĩnh Tiến hoặc các nhãn hiệu nước ngoài có tiếng thay vì mua của những cửa hàng nhỏ lẻ. Bạn cũng có thể tham khảo những địa chỉ mua hàng uy tín trên mạng, so sánh giá cả, chất lượng.

Đặc biệt, với các sản phẩm như máy in, máy fax, máy photocopy, mực in, việc chọn mua sản phẩm của các doanh nghiệp uy tín, chất lượng cao sẽ ít gặp trục trặc trong quá trình sử dụng, tiết kiệm được chi phí sửa chữa, mua sắm mới.